Uso eficiente do email

A conclusão de um estudo divulgado recentemente afirma que o e-mail é um dos serviços que mais ocupam o tempo dos usuários corporativos da Internet. Ainda segundo a pesquisa o e-mail consome em média 13 horas semanais do tempo de um trabalhador envolvido com a tecnologia da informação.

Você deve estar se perguntando é possível melhorar a eficiência no uso do e-mail? A resposta é sim, isto é possível e o melhor com procedimentos muito simples.

Atualmente é praticamente impossível pensar em um ambiente corporativo sem o uso do e-mail, por isto vamos a algumas dicas de como melhorar seu relacionamento com as mensagens eletrônicas.

A primeira dica é possuir contas diferentes de e-mail, uma para cada finalidade, como por exemplo um endereço eletrônico para assuntos particulares, outro para assinatura de listas de discussão e cadastro em sites e outro para assuntos profissionais. Isto facilita muito na administração de suas mensagens e permite a separação dos assuntos tudo para que você possa escolher o que tratar primeiro.

Cuidado com as interrupções causadas pela chegada dos e-mails. Procure estabelecer horários pré determinados para ler as mensagens e evite checar a caixa de entrada a cada minuto. As interrupções certamente irão prejudicar a concentração no que você estiver fazendo.

Use a tecnologia a seu favor. Em praticamente todos os leitores de correio eletrônico é possível a criação de regras para mover as mensagens que acabaram de chegar para pastas específicas. Isto classifica as mensagens e evita que assuntos importantes fiquem perdidos no meio de SPAMs ou mensagens com temas de baixa prioridade.

Para melhorar a organização de suas atividades utilize a caixa de entrada como uma lista de prioridades. Deixe na pasta de entrada as mensagens de maior importância onde sua atenção é requerida.

Assim como você os destinatários de suas mensagens também possuem uma lista interminável de e-mails para ler e responder, assim seja breve. Escreva pouco e vá direto ao assunto. Longos e-mails raramente funcionam.

As mensagens eletrônicas são muito úteis mas lembre-se de que nem todos os assuntos devem ou podem ser tratados por e-mail. Assim, avalie se o melhor não seria ligar para o interlocutor e resolver tudo com um único telefonema.

FONTE: Blog Gilberto Sudré